¿Qué es el sistema de contabilidad de una empresa?

Todos sabemos que conseguir que los números encajen es fundamental para una empresa, pero en muchas ocasiones por muy bien que vaya el negocio es difícil conocer las cifras exactas. Para conseguir que toda la información financiera y contable esté actualizada y disponible para ser consultada en cualquier momento existen los sistemas de contabilidad. Te contamos en qué consisten. 

Definición de sistema contable

Un sistema contabilidad es una estructura mediante la que se registran todas las operaciones que hace una empresa para obtener los datos contables y financieros de la misma. Es una manera de poder controlar los resultados de las las transacciones y comprender el estado económico del negocio.

Para poder trabajar con un sistema contable hay que definir previamente las normas o pautas que se van a aplicar a la hora de controlar las operaciones de la empresa, así como para clasificar la información relativa a las gestiones contables y financieras. Resumiendo, es la manera en la que se llevan las cuentas de una empresa.

Sistema contable vs contabilidad

La contabilidad se refiere al registro de las operaciones diarias que reflejan las entradas y salidas del dinero de cualquier negocio. Sin embargo, un sistema de contabilidad cuenta también con ciertos procedimientos preestablecidos para llevar la contabilidad que hacen que sea más sencillo obtener la información contable y financiera necesaria para la toma de decisiones sobre el negocio.

Generalmente podemos referirnos a dos tipos de sistemas de contabilidad en función de lo que miden:

• Contabilidad financiera externa. Es decir, la información disponible sobre la empresa a nivel financiero para personas externas a la empresa como accionistas o proveedores.

• Contabilidad de costos. En este sistema lo que se mide es la relación entre los costes y los beneficios del negocio y su objetivo principal es poder usar la información financiera para hacer las modificaciones necesarias que hagan que aumenten los beneficios y se reduzcan los costes.

Características principales del sistema contable

Cada empresa puede desarrollar el sistema de contabilidad que más se adecue a su manera de trabajar, pero en cualquier caso es fundamental que cumpla con los siguientes requisitos:

• Comprensibilidad. Los sistemas contables deben ser ante todo comprensibles, no sólo para expertos sino para cualquier integrante de la empresa.

• Usabilidad. El objetivo de un sistema de contabilidad es poder tener aumentar el rendimiento de la empresa por lo que tiene que resultar útil a la hora de conocer la situación del negocio.

• Fiabilidad. Esto es imprescindible, todos y cada uno de los datos reflejados deben ser reales y fiables, de lo contrario el sistema no tendrá sentido ninguno si se basa en información falsa o sin contrastar.

Estructura del sistema de contabilidad

Para conseguir que este tipo de sistemas sean fáciles de interpretar por todos los miembros de la empresa es importante seguir una estructura clara basada en algunos elementos que permitan ver los datos de un vistazo. Estas son las pautas que se suelen incluir:

• Actividad financiera. Un registro de la actividad diaria con todas las entradas y salidas.

• Orden de la información. Para clasificar los movimientos contables se debe seguir un orden cronológico que permita ver el balance de la empresa a lo largo del tiempo. Por otro lado, en esta sección se determina también la numeración de las facturas y la clasificación de las mismas. 

• Resumen de pautas. Es recomendable que cualquier sistema de contabilidad cuente con un resumen en el que se incluyan todos los parámetros seguidos para la recolección y clasificación de la información. De manera que cualquiera pueda entender la información financiera recogida.

Ventajas y desventajas de los sistemas de contabilidad

En un principio, el uso de estos sistemas para gestionar la contabilidad de una empresa solo debería reportar beneficios ya que es una solución para llevar a cabo una tarea necesaria. Pero la realidad es que el uso de un sistema contable también tiene algún inconveniente. 

Ventajas de un sistema contable:

• Permite gestionar los gastos e ingresos de manera casi automática.

• Mantiene ordenada la actividad diaria para un mayor control.

• Detecta cualquier incidencia casi en el momento de que ocurra.

• Controla las pérdidas y ganancias.

• Permite una mejor gestión de los recursos al tener acceso a la información de manera permanente.

Desventajas de un sistema contabilidad:

• El principal inconveniente es el tiempo necesario para llevarlo a cabo, ya que supone una tarea que ha de hacerse de manera diaria.

• Necesita contar con una persona formada en contabilidad para llevar a cabo esta tarea de manera segura.

• En caso de que no se sea riguroso o se introduzca algún dato erróneo el sistema deja de ser fiable.