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¿Por qué contar con un CRM y Software de gestión para asesorías y gestorías?

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En la actualidad, cualquier empresa del sector del asesoramiento es consciente de que no puede sobrevivir en un mercado tan competitivo y profesionalizado si no cuenta con la tecnología más avanzada.

 

Si bien los programas de gestión empresarial existen desde hace bastantes años, la realidad es que cada vez son más avanzados y ofrecen una serie de posibilidades que hasta hace poco ni nos habríamos planteado.

 

Una de las grandes novedades que la automatización de procesos ha traído al sector de las asesorías es la incorporación de sistemas de CRM a los programas de gestión empresarial tradicionales.

 

Es posible que no hayas oído hablar nunca de los software de CRM o que aunque te pueda sonar de algo, tu idea sea muy lejana o te suene muy ajeno a las necesidades de tu empresa, pero afortunadamente, estamos aquí para ayudarte y te vamos a demostrar que estos programas pueden ayudarte en la gestión diaria de tu asesoría, especialmente en lo que respecta a la relación con tus clientes.

 

Cómo funcionan los programas CRM

 

Sabemos que ninguna asesoría puede sobrevivir en estos tiempos si no digitaliza y moderniza sus procesos internos, y las herramientas CRM son un punto de inflexión más en este proceso. 

 

Lo primero que debes saber es que las siglas CRM proceden del inglés, de la expresión Customer Relationship Management, que traducido al castellano significa Gestión de las relaciones con clientes.

 

Por lo tanto este tipo de programas nacen con el objetivo de que nuestras relaciones con los clientes sean más productivas y nos van a permitir desarrollar estrategias comerciales eficaces, centralizando toda la información que tengamos sobre dicho cliente.

 

Gracias a este software, podemos recopilar toda la información de las gestiones comerciales que hemos llevado a cabo con un cliente,así como dirigir y gestionar las campañas de captación de clientes y de fidelización.



¿Por qué necesito tener un sistema CRM?

 

Los clientes son la base de nuestro negocio ya que sin ellos nuestro trabajo no tendría ningún sentido. Por eso debemos conocer bien a nuestros clientes, saber cuáles son sus necesidades y convertir esas necesidades en oportunidades de negocio para nosotros.

 

De ahí la importancia de poder llevar a cabo un seguimiento lo más detallado posible de cada cliente, como todos sabemos un cliente satisfecho es la mejor promoción posible para nuestro despacho profesional o asesoría, ya que hablará bien de nosotros y se traducirá en una promoción de nuestros servicios entre sus contactos y clientes. 

 

Hasta aquí nada nuevo, pero conocer a nuestros clientes es mucho más que tener una base de datos básica en una tabla de excel con su dirección, teléfono y cifras de negocio. Nos lleva demasiado tiempo analizar esos datos, segmentarlos por filtros y darles una interpretación coherente.

 

Por eso, los grandes proveedores de sistemas de software de gestión han desarrollado soluciones informáticas encaminadas a resolver este tipo de problemas, aportándonos valor añadido y de esta forma poder abandonar sistemas obsoletos que nos cuentan demasiado tiempo y demasiado dinero.

 

Este tipo de programas cuentan con módulos en los que se almacena cualquier registro de un posible cliente en una ficha individual que alberga toda su información, de esta forma cualquier tipo de trámite, consulta, servicio prestado o reclamación relacionada con un cliente quedará registrada en dicho módulo. 

 

Podremos contar con tantos módulos como necesitemos, tanto de información de servicios prestados, como de aspectos fiscales y contables, así como relacionados con los procesos comerciales y de ventas, por lo que podremos gestionar de una forma mucho más sencilla nuestros contactos y nuestra agenda comercial. 



¿Qué aportan los sistemas CRM a mi asesoría ?

 

La implantación de un CRM se va a traducir de forma inmediata en una optimización de todos los procesos comerciales de nuestro negocio, os damos algunos ejemplos.

 

Registro de nuevos clientes

 

El proceso de dar de alta a un nuevo cliente, a menudo puede ser especialmente lento y pesado, sobre todo si se trata de grandes empresas, ya que por lo general vamos a necesitar que varios de nuestros trabajadores las gestionen a la vez. 

 

Con este sistema cualquier persona de nuestro equipo que acceda a la base de datos podría ver toda la información en una base de datos centralizada y podrá añadir todas las informaciones adicionales que estime oportunas para que otro compañero pueda verlas en cualquier momento. 

 

Integración de dispositivos en un solo programa

 

Este tipo de sistemas te van a permitir manejar a la vez el correo electrónico, sistemas de alertas y bases documentales, y además tendrás acceso al CRM en la nube desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, solamente con una conexión a internet. 

 

Podrás acceder al CRM cloud desde el ordenador de sobremesa, desde el portátil o cualquier otro dispositivo, siempre y cuando dispongas de acceso a red. Reunirse fuera de la oficina nunca fue tan fácil como con un CRM para asesorías.

 

Además podrás tener acceso a las facturas de tus clientes en el CRM e incorporar esta información al resto de los datos, así como integrar el resto de los procesos contables de los clientes, por lo que podrás disponer de toda su información en una base de datos única y centralizada. 

 

Control y priorización de tareas 

 

Gracias a un CRM podrás controlar las estrategias comerciales con cada cliente mediante un sistema de notificaciones que te permitirá programar reuniones y establecer tareas para tí y tu equipo. De esta forma vas a poder priorizar aquellos proyectos que son más urgentes y llevarás el control de los plazos previstos para cada campaña comercial. 

 

Finalmente, indicar que un CRM puede ser un apoyo esencial en el control de todas las campañas de marketing y ventas de la empresa. Con un software adecuado, es posible gestionar el proceso de venta por etapas y alcanzar mejores conversiones, gracias al carácter predictivo del CRM, que permite conocer gustos y tendencias de los clientes.



¿Qué sistemas CRM existen en el mercado?

 

Antes de adquirir una herramienta de estas características debemos asegurarnos de que es realmente lo que necesitamos, ya que el objetivo es que sea una ayuda en la gestión de nuestros clientes y que se adapte a las características de nuestro negocio

 

A grandes rasgos se puede decir que hay dos tipos de sistemas CRM, los que funcionan en la nube y los que se instalan en los equipos de nuestras asesorías y necesitan un sistema local y de servidores para funcionar.

 

Sistemas CRM en la nube

 

Como todo sistema que trabaja en la nube,no requiere de un servidor o equipo físico y se accede y utiliza a través de Internet. Si en nuestra asesoría está muy implantado el teletrabajo, esto permite a nuestros empleados acceder al software desde cualquier lugar sin necesidad de utilizar soportes físicos. 

 

Por eso, una de las grandes ventajas de trabajar en la nube es que la instalación es mucho más sencilla ya que no requiere un equipo físico, se puede actualizar de forma independiente y al estar almacenado en la nube es un sistema mucho más seguro ante ataques informáticos y posibles pérdidas de datos. 

 

Sistemas CRM en local o soporte físico

 

Este tipo de formatos requieren de servidores y equipos informáticos que se encuentran en las oficinas de la asesoría o despacho profesional. Su uso es cada vez menor ya que además de requerir el pago de una licencia, cuyo coste suele ser elevado, implica mayores riesgos de seguridad al encontrarse en una ubicación física que es mucho más vulnerable a ataques informáticos.

 

Por eso, recomendamos que en la medida de lo posible optéis por un sistema CRM cloud, ya que la tendencia es que los grandes sistemas de almacenamiento de datos se realicen en la nube evitando guardarlos en soportes físicos, mucho más caros de mantener y menos seguros frente a problemas de seguridad informática.



 

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Gracias a los sistemas CRM, la gestión de las relaciones con nuestros clientes puede ser mucho más ágil y productiva. Contar con este tipo de software nos va a permitir tener una base de datos centralizada con toda la información comercial que nos interesa evitando pérdidas de tiempo mediante filtros interminables en ficheros de Excel.

 

Además, si nos decantamos por un CRM cloud, cualquiera de los trabajadores de nuestra asesoría podrán tener acceso a dicha información desde su casa o desde cualquier ubicación, con tan solo contar con una conexión a internet.

 

Es evidente que los clientes son el centro de nuestro negocio, y que necesitamos conocerles a la perfección, por eso estas herramientas nos van a ayudar a centrarnos en los datos que realmente importan y que nos ayudarán a ofrecerles mejores servicios y a aumentar nuestro volumen de negocio. 

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