Existencias: ¿qué son en la contabilidad y cómo se calculan?
Para explicar qué son las existencias en la contabilidad de una empresa, tenemos que empezar por explicar qué es el balance contable. Éste muestra la situación financiera y el patrimonio de una empresa en un momento determinado. En este documento se enumeran los pasivos y los activos de una organización. Es esencial a efectos fiscales, pero también para reunir información valiosa para la gestión de la empresa.
Las existencias, por otra parte, son un componente importante del balance contable. A continuación se explica cómo calcularlos y contabilizarlos.
Balance y existencias contables: normas generales de valoración
¿Las existencias de bienes son un activo o un pasivo? Esta es una pregunta muy frecuente.
Todas las existencias de una empresa son activos: compras de mercancías, materias primas, trabajos en curso y existencias de productos acabados. Se trata de bienes destinados a ser vendidos o utilizados en el proceso de producción.
Las existencias son un activo en el balance, son importantes y hay que tenerlas siempre en cuenta. Pero existen controversias: un exceso de existencias puede acarrear problemas de tesorería, gastos adicionales (por ejemplo, almacenamiento, seguros) y pérdidas si los artículos se quedan obsoletos. Por el contrario, una escasez de existencias puede provocar la pérdida de ventas y clientes.
Para elaborar un balance, primero hay que valorar las existencias. Para ello, hay que realizar valoraciones. Se puede hacer de dos formas:
- A través de su coste de adquisición, sobre todo en el caso de las mercancías y las materias primas;
- O a través de su coste de producción, para los productos acabados y semiacabados.
Puedes leer más sobre estos métodos de valoración buscando en cualquier libro de contabilidad de inventarios.
Coste de adquisición
Se trata del coste total de adquisición de los bienes o mercancías compradas desde el momento de la compra hasta el momento en que se colocan en el inventario. El coste de adquisición se compone del precio de compra, sin incluir los impuestos y los gastos.
¿Cómo se calcula el coste de adquisición?
El coste de adquisición se obtiene sumando el precio de compra de los bienes con sus costes accesorios. Esta es la fórmula que hay que aplicar:
- Coste de adquisición = precio de compra + gastos accesorios
El precio de compra
Es el importe sin impuestos de la mercancía, al que se pueden aplicar los descuentos debidos, por ejemplo, a rebajas o negociaciones con los proveedores. Obsérvese, por tanto, que en un balance contable hay una gran diferencia entre las existencias y las compras.
Costes incidentales
Estos tienen en cuenta los costes asociados a la adquisición de bienes. Los costes incidentales incluyen las comisiones, los derechos de aduana, los costes de transporte y los costes de préstamo. Sin embargo, los gastos relacionados con la búsqueda de proveedores y la recepción de pedidos no se incluyen en esta línea presupuestaria.
Coste de producción
El coste de producción consiste en todos los gastos atribuidos a la transformación de los materiales en productos acabados.
¿Cómo se calculan los costes de producción?
Basta con añadir todos los gastos directos e indirectos relacionados con la producción al coste de adquisición de las existencias de materiales consumidos.
- Coste de producción = costes directos de producción + costes indirectos de producción + coste de adquisición
Costes directos
Son costes directamente relacionados con el proceso de fabricación o producción. Los costes directos incluyen:
- Los sueldos
- Costes de seguridad social para los empleados
- Gastos relacionados con la subcontratación
Costes indirectos
Como su nombre indica, no están directamente vinculados a la producción. Son gastos necesarios para el funcionamiento de la empresa. Incluyen el consumo de energía, los costes de almacenamiento, etc.
Coste de adquisición de material
Es el coste de adquisición de materias primas o intermedias, que se calcula de la misma manera que el "coste de adquisición".
Existencias al final del año
Al final de cada ejercicio, la empresa debe preparar sus cuentas anuales. Además de elaborar el balance financiero, la empresa debe controlar la evolución de las existencias para la cuenta de pérdidas y ganancias.
Dado que el valor de los bienes puede variar por diversas razones a lo largo del año, existen métodos reconocidos para valorarlos. Se trata de las técnicas FIFO y de coste medio ponderado.
- El método FIFO: primero en entrar, primero en salir
El método FIFO consiste en valorar las existencias partiendo de la hipótesis de que lo primero que entra es lo primero que sale. Así, su precio se considerará con referencia al valor de la primera mercancía almacenada.
- El método del coste medio ponderado
El coste medio ponderado puede calcularse de dos maneras diferentes:
- Adaptado al caso de las existencias permanentes, el primero consiste en valorar las existencias en cada entrada.
El valor de la mercancía se determina mediante la fórmula:
- (Valor de las existencias anteriores + precio de compra de las mercancías introducidas en las existencias) / cantidad total de existencias.
El segundo método es adecuado para inventarios intermitentes. Este método consiste en tomar la media entre las acciones de apertura y de cierre: (stock final + stock inicial) / 2.
Comprender los cambios en el inventario: una necesidad
Para controlar el impacto de las existencias en los beneficios o pérdidas, es esencial entender el concepto de cambios. Esto proporciona la información necesaria para cualquier actualización de la tasa de margen. El análisis del balance y el aumento (o disminución) de las existencias dependerán el uno del otro.
Conclusión
La gestión de las existencias es un elemento clave del balance. Las existencias se valoran al coste de adquisición (mercancías, materias primas, suministros) y/o al coste de producción (productos acabados y en curso de fabricación).
También existen otros conceptos esenciales sobre la contabilidad de inventarios, como la valoración al final del año, la depreciación y la variación.
