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¿Qué es Factur-X?

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Ya sean pequeñas o grandes, las empresas tienen que pasar por el proceso de facturación. En Francia, el sector B2B emite 2.500 millones de facturas al año. La facturación es una de las tareas del departamento de contabilidad, una actividad que requiere tiempo y ciertas habilidades. Sin embargo, hoy en día, la facturación desmaterializada facilita la tarea.

 

En plena transición digital, las autoridades públicas europeas y francesas han decidido hacer de la facturación electrónica la nueva norma. El Gobierno francés quiere que todas las empresas hayan adoptado la facturación electrónica antes de 2026.

 

Para facilitar este cambio y normalizar la facturación, los foros de la factura electrónica francesa (FNFE-MPE) y alemana (FERD) han publicado las especificaciones de una factura mixta franco-alemana: la Factur-X.

 

Pero, ¿qué hay exactamente detrás de este extraño nombre? ¿Cuáles son las ventajas de adoptar Factur-X? Y sobre todo, ¿cómo se hace?

 

¿Qué es Factur-X?

Factur-X es una norma conjunta de Francia y Alemania. Define la naturaleza de los datos que deben estar presentes en una factura desmaterializada. Su objetivo es normalizar la facturación electrónica para facilitar las relaciones entre las empresas, así como con el sector público.

 

Una norma europea

En 2017, el Foro Nacional de Facturas Electrónicas de Francia (FNFE) y el Comité Europeo de Normalización (CEN) lanzaron Factur-X. Este último cumple la Norma Semántica Europea EN 16931 del CEN y la FNFE.

 

Una factura, dos formatos 

Esta factura también se denomina factura mixta o híbrida, porque está compuesta por un archivo que consta de dos formatos: PDF y XML. Esto hace que la factura sea legible tanto para el ser humano como para el ordenador.

 

En efecto, la factura tiene la forma de un documento PDF/A de 3ra  generación. Por lo tanto, incluye datos de automatización estructurados en formato XML. Este archivo XML contiene toda la información esencial como: el número y la fecha de la factura, la identidad y los datos de contacto del proveedor y del comprador, los importes sin impuestos ni IVA...

Toda esta información se ajusta a la norma europea. Gracias a las soluciones de procesamiento de facturas adaptadas, son directamente accesibles por los sistemas de información.

 

El objetivo es automatizar el registro contable, así como la comunicación de los datos de las transacciones a las autoridades fiscales para permitir la autocumplimentación de las declaraciones del IVA y luchar contra el fraude.

 

¿Por qué utilizar Factur-X?

Además de que pronto será obligatoria, la facturación electrónica tiene muchas ventajas, entre ellas la de Facture-X.

 

Una solución sencilla y estándar 

Muchos programas de facturación ya ofrecen Factur-X. Todo el mundo puede recibir una factura X, independientemente de su nivel de equipamiento.  

 

No requiere ningún formato especial para los clientes individuales y es relativamente fácil de aplicar. 

 

Reducción del tiempo y los costes de tramitación

En general, la facturación electrónica puede reducir el coste global de una factura en un 50% y su tiempo de tramitación en un 30%.

 

Para las empresas, este ahorro de tiempo es inestimable, ya que reduce los plazos de pago. 

 

Mejora de la seguridad 

Factur-X ofrece una mayor seguridad y protección de los datos gracias a su función de archivo.

 

Fácil de leer e introducir

Gracias a la automatización del envío y el tratamiento de las facturas, la gestión de la información es mucho más eficaz. Los errores de introducción de datos, y por lo tanto los litigios, se reducen en gran medida. Para las empresas, también supone un ahorro de tiempo en la introducción de datos, ya que todo está informatizado. Ya no es necesario introducir la información manualmente. 

 

En Francia, con el artículo 153 de la Ley de Finanzas 2020, el Gobierno quiere hacer obligatoria la facturación electrónica para las empresas BtoB del sector privado a partir de las siguientes fechas

  • 1 de julio de 2024 para las grandes empresas;
  • 1 de enero de 2025 para las medianas empresas;
  • 1 de enero de 2026 para las PYME y los empresarios individuales. 

 

Para las empresas del sector público, la desmaterialización de las facturas ya es obligatoria desde 2017.

 

Si adopta Factur-X ahora, irá un paso por delante y podrá familiarizarse con este nuevo formato más rápidamente.

 

¿Cómo utilizar la Factur-X? 

Como ya hemos visto, las ventajas de adoptar Factur-X son considerables. Además de estas numerosas ventajas, el hecho de que la facturación electrónica vaya a ser obligatoria próximamente, merece la pena que se tenga en cuenta desde ahora.

 

¿Quién puede utilizar Factur-X?

Con el fin de ser adoptado por el mayor número posible de empresas, la Factur-X dispone de varios perfiles de datos. Éstas van desde las "mínimas" para las VSE/PME hasta las "ampliadas" para la industria. 

 

Cada perfil se define en la norma EN16931 para facilitar los intercambios a nivel europeo.

 

¿Cómo puedo crear una Factur-X?

Aunque la Factur-X ya está integrada en la mayoría de los programas de facturación, no tiene que cambiar de programa si el suyo no lo ofrece. 

 

Para generar una factura-X, basta con editar una factura en formato PDF, con toda la información necesaria. Para pasar del formato PDF estándar al formato PDF/A-3, basta con pasar por una plataforma de desmaterialización.

 

Conclusión

La facturación electrónica se convertirá rápidamente en una obligación. Para las empresas que ya lo han adaptado, es un verdadero ahorro de tiempo y dinero que mejora la situación de la empresa, así como la experiencia del cliente.

 

Por ahora, aunque es seguro que la facturación electrónica será obligatoria, no hay indicios de que Factur-X vaya a ser el formato por defecto. 

 

La normalización de la facturación electrónica facilitará los intercambios entre empresas, tanto a nivel nacional como europeo. Además, Factur-X está aceptado por la administración francesa y permite los intercambios BtoG (Business to Government).

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