Welink Accountants Welink Accountants
fundamentos-contabilidad

Los fundamentos de la contabilidad: Cómo mantener registros financieros útiles

Welink Accountants

Welink Accountants

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es un término contable amplio que se refiere al proceso general de llevar un registro de las transacciones financieras de una entidad. Representa una parte crucial de los procedimientos rutinarios de una empresa y requiere los servicios de un profesional financiero interno o externo.

 

Las transacciones financieras de una empresa deben registrarse con regularidad y precisión. Sirven principalmente de guía para las futuras decisiones financieras de la empresa en relación con factores como las inversiones, las operaciones y el capital circulante. 

 

El proceso de contabilidad beneficia a las partes internas o externas a la empresa: el equipo, los propietarios de la empresa, las partes interesadas, los inversores... Dependiendo de su posición, cualquiera que tenga algún interés en la empresa se beneficia de conocer:

  • la situación financiera actual de la empresa
  • información que pueda orientar sus decisiones de inversión, o
  • información que puede ayudarles a tomar decisiones de préstamo con conocimiento de causa.

Tenedor de libros vs. Contable

Aunque tanto un contable como un contador son profesionales del campo de la contabilidad y tienen funciones financieras, el trabajo de uno se basa en el trabajo del otro. Más concretamente, el trabajo de un contable puede entenderse como la base del trabajo de un contable. 

 

Esto significa que un contable es responsable de crear una base de datos detallada de las transacciones de su empresa, incluidas las operaciones financieras cotidianas. Un contable es responsable de desarrollar esta base de datos analizando y presentando información que pueda ser útil para las futuras operaciones de una empresa. Esto significa que un contable revisa los estados contables registrados por el contable, interpreta la información proporcionada por estos estados, crea un informe y, finalmente, consulta con el equipo ejecutivo de la empresa para asesorarles sobre cuáles deben ser los siguientes pasos. 

 

De hecho, siempre hay un cierto solapamiento entre estas dos funciones: el proceso de contabilidad suele incluir tareas de teneduría de libros. Esto es especialmente cierto cuando la empresa no tiene un contable cuyas responsabilidades terminan estrictamente en la creación de registros financieros. En ese caso, un contable hará tanto el trabajo del contable como el de la contabilidad, lo que significa que ambos construirán la base de datos y analizarán los informes para luego orientar a la empresa en sus futuras decisiones financieras.

 

Es importante tener en cuenta que cada paso del proceso contable global es tan importante como el siguiente, y que tanto los procesos de teneduría de libros como los de contabilidad propiamente dichos son indispensables para la salud financiera de una empresa. 

¿Por qué es importante contratar a un contable?

Cualquier empresa, grande o pequeña, se beneficia de tener un contable cualificado. La contabilidad representa una base sólida para las operaciones comerciales generales de una empresa, la toma de decisiones y las estrategias de marketing y publicidad.

 

Una vez que la empresa ha despegado y está plenamente operativa, la contratación de un contable a tiempo completo merece la pena. Esto se debe a que mantener un registro diligente de todas las transacciones financieras es fundamental para el éxito de la empresa.

 

También puede ser prudente, sobre todo si se trata de una pequeña empresa que acaba de despegar, considerar la posibilidad de contratar a un contable y renunciar a los servicios de un contable interno, ya que los servicios del primero suelen ser menos costosos que los del segundo. Dependiendo del volumen de transacciones diarias que realice su empresa, puede mantener su negocio financieramente sano sin necesidad de un contable; sin embargo, los servicios de un contable son más cruciales, ya que un registro preciso debe ser la base de todas sus decisiones financieras posteriores. 

 

El objetivo principal de mantener un registro exhaustivo de las finanzas de su empresa es tener acceso continuo a un indicador de su rendimiento. Esto no sólo le permite mirar hacia atrás en sus patrones y detectar lugares en los que podría mejorar, sino que también le permite establecer puntos de referencia, objetivos y metas generales para sus operaciones futuras.

 

Tanto si está planeando lanzar un nuevo producto o servicio, reinventar su marca o iniciar una campaña en las redes sociales para su producto actual, un primer paso crucial para cualquiera de estas operaciones es analizar cómo las ha ejecutado en el pasado y qué tal le ha ido. Si echas un vistazo a los registros financieros de tu empresa, puedes considerar centrarte en las siguientes áreas

  • Las cifras de ventas
  • La respuesta de su público a una campaña publicitaria (en forma de aumento del tráfico, aumento de las tasas de conversión, aumento de las ventas realizadas en su sitio web...)
  • Las inversiones realizadas en su empresa tras un hito concreto (por ejemplo, una operación de cambio de marca).

Hacer esto puede ayudar a guiar sus futuras operaciones comerciales y a tomar decisiones más informadas con la mejora del rendimiento como prioridad.

 Devengo vs. Caja: diferentes enfoques para su estrategia contable

Antes de decidirse a contratar a un contable, una empresa debe determinar qué estilo de contabilidad desea adoptar para su estrategia general. Existen esencialmente dos métodos diferentes: la contabilidad por el principio de devengo y la contabilidad de caja. La diferencia entre ambos radica en el momento en que se registra una entrada (venta) o una salida (compra) de dinero.

Contabilidad por el principio de devengo

Según la contabilidad por el principio de devengo, una transacción se registra en el momento en que se produce, independientemente de que el dinero se haya recibido o pagado. Por ejemplo, si su empresa decide comprar una determinada cantidad de sillas de oficina por las que tiene previsto pagar dentro de dos meses, la transacción se registra en una cuenta de pasivo (también llamada cuenta de cuentas por pagar).

Base de efectivo

Según la contabilidad de caja, una transacción sólo se registra una vez que se ha recibido o pagado el dinero. Por ejemplo, si su empresa decide comprar una determinada cantidad de sillas de oficina por las que tiene previsto pagar dentro de dos meses, la transacción no se registrará hasta que se realice el pago. 

Conclusión

La conclusión es que es extremadamente importante llevar un registro preciso y exhaustivo de las transacciones financieras de su empresa hasta la más mínima compra o venta, y para ello es necesario contar con los servicios de un contable cualificado.

 

Una vez que decida qué método de contabilidad básico va a seguir su empresa, considere la posibilidad de dirigirse a welinkaccountants.es para encontrar su contable y empezar a asegurar la salud financiera y el éxito futuro de su negocio. 

¿Eres una asesoría o gestoría?

Únete a Welink Accountants, la primera comunidad que conecta asesorías y gestorías con sus clientes