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Consejos para elegir la mejor herramienta de gestión informes de gastos

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Gestión de informes de gastos

 

¿Cómo se puede facilitar la gestión de informes de gastos?

 

Utilizar un programa o software dedicado a ello que incluya todas las funciones y servicios que necesitas para esta tarea, puede facilitarte mucho la vida. 

 

En este artículo encontrarás consejos para elegir la herramienta más adecuada. Descubre algunas soluciones gratuitas o de pago que responden a las expectativas de los profesionales autónomos, las pequeñas y medianas empresas y las grandes compañías.

 

¿Cómo elegir el programa para gestionar los informes de gastos?

 

¿Te preguntas cómo elegir un software para la gestión de informes de ingresos y gastos? 

 

Ten en cuenta que hay varios criterios en lo que respecta a la elección de la mejor herramienta adecuada a las necesidades reales de cada empresa:

 

Movilidad

Un software de gestión de informes de gastos online (SaaS) compatible con los dispositivos móviles será ideal para dar la posibilidad a los empleados en movimiento de utilizarlo libremente. Una herramienta instalada en la red local de la empresa es adecuada para los empresarios y los directivos.

 

Las características ofrecidas

 

Opta por elegir una herramienta que ofrezca todas las funciones que satisfagan las necesidades de tu organización de la mejor forma. Un software de gestión de informes de gastos integra varias funcionalidades, como la configuración personalizada, el reconocimiento de caracteres, la clasificación de gastos, la detección de fraudes, etc.

 

Opciones de personalización

 

La posibilidad de personalizar la herramienta es importante para adaptarse a las expectativas de tus empleados. 

 

Esta personalización puede referirse a la estimación de las cotizaciones e impuestos o a las opciones de integración con otras herramientas y aplicaciones (tarjetas de pago, herramientas de gestión de viajes de negocios, etc.). 

 

Si esto es importante para ti, busca otro programa de gestión de informes de gastos de código abierto.

 

El número de usuarios

 

Algunas soluciones varían de precio según el número de usuarios que vayan a utilizarla. Hay distintos precios disponibles en función del número de usuarios. Por ejemplo, Cleemy ofrece los siguientes paquetes:

  • Para 10 a 19 empleados a 5 euros al mes (sin IVA) por empleado

  • Para 75 a 99 empleados a 3,8 euros/mes/empleado

 

Hay muchos otros factores que pueden influir en la elección de una herramienta de gestión de informes de gastos, como la función multinacional y la calidad del servicio posventa.

 

¿Cuál es el mejor programa de informes de gastos?

 

Existe una amplia gama de herramientas para gestionar los informes de gastos en el mercado, desde los más básicos hasta los más completos. He aquí 4 de las soluciones más populares del momento:

 

Evoliz

 

La aplicación Evoliz puede escanear directamente los informes de gastos y cualquier otro gasto relacionado con los gastos profesionales. Es capaz de trabajar en modo "offline", lo que facilita aún más el registro de los gastos diarios durante un viaje de negocios. 

 

Su función de reconocimiento óptico de caracteres facilita la lectura de los datos de los informes de gastos y su integración en el sistema de información. Está disponible una prueba gratuita de 30 días de la herramienta. 

 

La versión de pago se factura a 24,90 euros/mes (oferta ilimitada). Es posible suscribir opciones adicionales, en función de las necesidades de su empresa.

 

Onexpense

 

Onexpense es una aplicación móvil de informes de gastos, capaz de registrar, clasificar y procesar los distintos gastos de sus empleados.

 

Su función multinacional le permite adaptarse automáticamente al país (moneda e idioma) donde se realiza el viaje de negocios. 

 

Esta herramienta también está diseñada para procesar los informes de gastos para las asignaciones de kilometraje. También ofrece plantillas para la restauración, el alojamiento en hoteles, el aparcamiento y la compra de combustible. 

 

Onexpense es una aplicación gratuita de informe de gastos basada en 50 transacciones/mes. Más allá de esta oferta gratuita, el acceso a sus servicios está sujeto a un presupuesto.

 

Spendesk

 

Spendesk es una herramienta completa que puede procesar informes de gastos y generar métodos de pago para sus empleados durante sus viajes. 

 

Su solución de tarjeta de pago inteligente permite a los profesionales evitar el adelanto de gastos. Después de cada operación, simplemente envían el recibo a Spendesk por correo electrónico. 

Esta herramienta se encarga de comprobarlo, procesarlo e introducirlo. Esta aplicación profesional está disponible desde 19 euros/mes.

 

Jenji

 

Jenji es un software de informes de gastos basado en inteligencia artificial que garantiza el procesamiento sincronizado y en tiempo real de los informes de gastos de su empresa. 

 

Ofrece varios servicios esenciales para su negocio, como el seguimiento del kilometraje, el seguimiento de las invitaciones, la gestión de las tarjetas de visita y los tipos de cambio. 

 

Le permite escanear, leer y procesar todas sus facturas automáticamente. Está disponible en varias versiones adaptadas a diversos perfiles: empresarios, VSE, PYME, contables, grandes empresas, etc. 

 

Gracias a su tecnología de "Inteligencia Artificial", Jenji es capaz de detectar anomalías y fraudes en los informes de gastos, interpretar el comportamiento de sus empleados y adaptar la política de gastos en consecuencia.

 

Herramientas gratuitas de informes de gastos a conocer

 

Descubra a continuación algunos programas gratuitos de informes de gastos, útiles para gestionar más fácilmente los gastos de sus empleados y su reembolso de informes de gastos. Son especialmente adecuados para las microempresas, las VSE y las PYME.

 

iZyFrais

 

Este software de informes de gastos se distingue por su facilidad de uso. Su sistema iZyScan permite fotografiar los informes de gastos, descodificarlos e integrarlos en su espacio personal. 

 

El gestor puede comprobar fácilmente los gastos y transferirlos directamente al programa de contabilidad. Para simplificar la elaboración de informes, esta herramienta también puede crear tablas de resumen de gastos. 

 

En cuanto a los precios, iZyFrais ofrece a sus usuarios una versión de "prueba" gratuita de 3 meses. Tras este largo periodo de descubrimiento, el uso de esta herramienta se factura a 9 euros/mes sobre la base de 12 a 15 recibos.

 

Keepek

 

Keepek es un software gratuito de informes de gastos que le ofrece la posibilidad de automatizar la gestión de sus gastos profesionales. 

 

Esta solución es capaz de tomar fotos de los recibos de gastos y registrar el número de kilómetros recorridos durante un viaje de negocios. 

 

Es capaz de generar informes en formato Excel y PDF para enviarlos fácilmente por correo electrónico al gestor o a un tercero. Para simplificar las tareas del equipo de contabilidad, Keepek ofrece opciones para agilizar el proceso de gestión de gastos. 

 

Este software también está disponible en una versión de pago.

 

Precoro

 

Precoro es una herramienta de gestión de gastos para pequeñas y medianas empresas. Está disponible en versión gratuita y en versión de pago (desde 18 euros/mes). 

 

Disponible en más de 100 países, este software le permite gestionar fácilmente los gastos directos e indirectos de su empresa. 

 

Se utiliza para introducir manualmente los informes de gastos de sus empleados, controlar y validar sus gastos y organizar los reembolsos. 

 

Dispone de funciones que permiten agilizar el proceso de compra.

 

Blubil

 

El software de informes de gastos en línea Blubil simplifica las tareas de los empresarios y jefes de departamento de las pequeñas y medianas empresas. 

 

Está diseñado para proporcionar la captura y gestión de gastos digitales. Ofrece funciones automatizadas que pueden distinguir entre informes de gastos reembolsables y no reembolsables. 

 

Esto agiliza enormemente el proceso de reembolso de los gastos adelantados por sus empleados. 

 

Este software gratuito de informes de gastos también es capaz de gestionar operaciones de transferencia entre empleados y/o empleadores.

 

Conclusión

 

Hay muchas soluciones de gestión de informes de gastos, desde las más sencillas hasta las más completas. Para encontrar el mejor software, ten en cuenta tus necesidades específicas haciéndote las preguntas adecuadas. 

 

¿Quieres encontrar una herramienta de fácil instalación que se pueda utilizar con una aplicación móvil o un software de informe de gastos de código abierto? ¿Qué características necesitas? ¿A cuántos usuarios vas a permitir acceder a esta herramienta?

Tómate también el tiempo de comparar algunos programas gratuitos o de pago: Evoliz, Spendesk, Blubil, Precoro, etc.

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