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Cómo crear un modelo de contabilidad analítica en Excel

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1. Comienza creando una hoja de cálculo de ingresos y gastos

Excel es uno de los programas más útiles para empresas de todos los sectores debido a las grandes posibilidades que ofrece a nivel de contabilidad y gestión. Es posible descargar plantillas de excel específicas, sin embargo hoy vamos a crear nosotros mismos una hoja de cálculo a nuestra medida desde cero.

 

Crea una hoja de cálculo en blanco y ve añadiendo todos los ingresos y gastos del mes, de una línea de negocio o los relacionados con uno de los productos o servicios que ofreces a tus clientes. En este momento no es necesario que añadas todos y cada uno de los costes y beneficios, podrás completarlo más adelante.

 

No te olvides de añadir un encabezado en cada una de las columnas para saber a qué hace referencia cada información. Pueden ser términos generales como fecha, gasto o ingreso, o bien aspectos más particulares. Esto dependerá de lo que estés analizando en cada caso.

2. Usa formatos para que sea más sencillo controlar tu contabilidad de costes

A continuación pincha con el ratón en cualquiera de las celdas de la lista que has añadido y en la pestaña “insertar” clica en “tabla”. De esta manera añadirás el formato de tabla y será mucho más sencillo hacer cambios en tus datos.

 

Aunque es muy sencillo dar formato a una tabla hay determinados aspectos que debes tener en cuenta como si tienes encabezados. Por otro lado, también puedes cambiar el diseño de tu modelo de contabilidad analítica seleccionando modelos prediseñados o bien crear un estilo personalizado.

 

Te recomendamos en cualquier caso guardar tu diseño otorgando un nombre a tu tabla para que sea más sencillo usarlo o aplicar determinadas fórmulas. Simplemente tienes que ir a la pestaña “Diseño” y escribir el nombre en “nombre de tabla”.

3. Añade una función para ver los totales

Una vez has otorgado un formato y un diseño a la tabla llega el momento de colocar una sección para ver los totales. De esta manera podrás ver de un vistazo los costes directos e indirectos totales, el importe final de los gastos, etc. Aunque puedes hacerlo de manera manual, lo más rápido es ir a “Diseño” y seleccionar “fila de totales”. 

 

Por defecto esta función se añade la última fila, sin embargo puedes hacerlo en cualquier de las columnas de la tabla seleccionando la celda y añadiendo la fórmula “Suma”. Para añadir nuevos gastos o ingresos y que computen en los totales, arrastra hacia abajo la esquina inferior derecha o bien usa el botón derecho en la fila de totales y selecciona “insertar”.

4. Agrupa los gastos e ingresos por meses

Aunque la contabilidad de costes nos ayuda a obtener unos datos muy importantes a nivel interno, también puede ser especialmente útil de cara a la contabilidad financiera. Te recomendamos añadir una función para poder ver los datos detallados por meses. Para hacerlo podemos hacer uso de lo que se llaman tablas dinámicas.

 

En la pestaña “diseño” selecciona la opción “resumir con tabla dinámica”. Verás una nueva ventana en la que puedes elegir entre distintas opciones, no es necesario que cambies nada, pincha en aceptar para que se cree una nueva hoja de cálculo con la tabla dinámica en el lado izquierdo y un listado de campos en la derecha.

 

Escoge los datos que quieres analizar, si has seguido estos pasos lo normal es que tengas una celda con fecha que tendrás que llevar a la casilla de filas y gastos e ingresos (o los conceptos que hayas añadido) a la casilla de valores. Selecciona las celdas de fecha y selecciona “agrupar” entres las opciones que se muestran al clicar con el botón derecho.

Puedes otorgar distintos nombres a cada nueva celda que se crea en función del mes o incluso utilizar esta función para crear tablas dinámicas en función del tipo de gasto o ingreso.

5. Actualiza las tablas dinámicas

Siguiendo este sencillo tutorial puedes llevar la contabilidad analítica o de costes de tu negocio a mano de manera muy eficiente. Aunque debes recordar que al añadir datos nuevos a tu tabla de gastos e ingresos debes clicar siempre en “datos” y seleccionar “actualizar todo” para que las tablas dinámicas se actualicen correctamente y puedas tener un centro de costes e ingresos al día. 

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