¿Cuáles son los plazos de cierre de liquidaciones de la Seguridad Social?

El sistema de cotizaciones de la Seguridad Social está basado en las aportaciones que empresas, autónomos y trabajadores realizan mensualmente para su sostenimiento, por eso las cotizaciones se deben realizar en las cantidades y plazos que marca la normativa vigente.

Obligación de cotizar

La obligación de cotizar nace desde que un trabajador comienza a prestar servicios en una empresa, y se produce de forma automática una vez que un trabajador es dado de alta en la seguridad social.

Esta obligación subsiste mientras el trabajador desarrolle su actividad y se mantiene en supuestos de incapacidad temporal, riesgo durante el embarazo o  la lactancia y situaciones similares.

Al igual que la obligación de cotizar se inicia con el alta en un trabajo, la extinción de la relación laboral, implica el cese de la cotización, aunque se debe comunicar dicha situación en el plazo legalmente establecido. 

Si una vez extinguida la relación laboral, no  se solicita la baja o se comunica fuera de plazo, la obligación de cotizar no se produce  hasta  que la Tesorería General de la Seguridad Social tiene conocimiento del  cese en el trabajo por cuenta ajena, en la actividad por cuenta propia o en la situación de afiliación a la Seguridad Social que se tratase. 

Plazos para cotizar

Tal como hemos comentado, existe un plazo reglamentario para el pago de las cuotas y forma de efectuar la cotización a la Seguridad Social.

Las cuotas de la Seguridad Social se ingresarán dentro del mes siguiente de su devengo, así lo indica el artículo 30.3 de la Orden TAS/1562/2005, que dicta una serie normas para la aplicación y desarrollo del Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social.

Según dicho artículo: “las entidades financieras abonarán, por las domiciliaciones de cuotas que hayan sido autorizadas y con fecha valor del último día hábil de cada mes, la totalidad del importe de las cuotas devengadas correspondientes“ e ingresarán dichas cuotas en la cuenta única de la Tesorería General».

Para el cómputo de los días hábiles, debemos recordar que no solo son inhábiles los domingos y festivos, los sábados tampoco tienen la consideración de día hábil para la Seguridad Social,

Por otro lado, y en lo que se refiere a los plazos de ingreso si se hubieran fijado por días naturales o por meses o años, si el último día del plazo fuera inhábil se entenderá que finaliza el anterior día hábil del plazo de que se trate.

Además, en el artículo 31 de la Orden TAS/1562/2005, se indica que los ingresos realizados por medios electrónicos en sábados, domingos o festivos se entenderán hechos en días hábiles.

La presentación de los documentos de cotización para el ingreso de las cuotas se puede realizar en cualquier entidad financiera (Bancos, Cajas de Ahorros, Cooperativas de Crédito o Cajas Rurales) que esté autorizada para actuar como oficina recaudadora y que colabore con la Seguridad Social.

Formas de pago de los Seguros Sociales

Las cuotas de la Seguridad Social se pueden abonar, mediante alguno de los siguientes sistemas que indicamos a continuación:

• Sistema de autoliquidación: Lo lleva a cabo el sujeto responsable del ingreso de las cuotas de la Seguridad Social y por conceptos de recaudación conjunta, es el procedimiento habitual en el caso de los trabajadores autónomos. 
• Sistema de liquidación directa por la Tesorería General de la Seguridad Social: La empresa abona las cotizaciones por cada trabajador que tenga contratado, en función de los datos de los que disponga sobre los sujetos obligados a cotizar y de aquellos otros que los sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar deban aportar.

Para el pago de los Seguros Sociales, la normativa vigente permite las siguientes modalidades:

• Domiciliación en cuenta. Con este sistema se pueden abonar las cuotas de Seguridad Social domiciliando el pago en una entidad financiera.
• Pago electrónico. Se realiza gracias a la emisión de un «Recibo de Liquidación de Cotizaciones» resultado del cálculo de las cotizaciones realizado por la Tesorería General de la Seguridad Social.

En este recibo consta la cabecera de datos para el Pago Electrónico, lo que permite a las empresas o profesionales realizar el ingreso de sus cuotas mediante diferentes canales de pago tales como cajeros automáticos, banca telefónica o las aplicaciones de banca online de los obligados a abonar las cotizaciones.

Gracias a esta  modalidad de pago se han podido eliminar los documentos de cotización de la serie TC1, lo que ha agilizado notablemente los procedimientos de cotización, y además evita numerosos errores en el cálculo de las cuotas a ingresar debido al cálculo automático de la liquidación realizado por la Tesorería General de la Seguridad Social.

Procedimiento de pago de las cuotas a la Seguridad Social.

El empresario tiene que solicitar a la Tesorería General de la Seguridad Social( TGSS), entre los días primero y penúltimo natural del plazo reglamentario de ingreso, que se realice el cálculo de la liquidación de sus trabajadores, y esta solicitud se puede hacer de dos formas:

-Se puede enviar un borrador para que lo confirmen, si no ha habido datos nuevos en las cotizaciones en relación al mes anterior.

-Enviando directamente un fichero en el que consten las bases de cotización de cada trabajador.

La facturación la realiza directamente la TGSS, una vez que el empresario ha solicitado el cálculo de la liquidación. Si la información de la que dispone la TGSS es suficiente, podrá realizarse el cálculo de la liquidación.

Este es uno de los aspectos más sensibles y complejos de los departamentos laborales de las empresas, especialmente en asesorías o grandes departamentos de personal ya que pequeños errores en la comunicación de los datos pueden dar pie a que los seguros sociales no se realicen correctamente y las correcciones supongan innumerables pérdidas de tiempo. 

En esos casos, si la información que se facilita a la Seguridad Social no fuera suficiente o no permitiera realizar el cálculo de la liquidación, la TGSS nos comunicará los errores que impiden realizar el cálculo para la regularización de las cuotas. 

Una vez subsanadas las incidencias, o si no se hubieran producido, (en la práctica siempre hay pequeñas incidencias a la hora de comunicar los seguros sociales que suelen demorar un poco el proceso) la Seguridad Social emite el borrador del documento de cálculo para que confirmarlo y una vez confirmado dicho borrador, la TGSS emitirá la liquidación definitiva y  el recibo de pago.

La TGSS permite a las empresas ingresar los recibos de manera no presencial, mediante el cargo en cuenta o el pago electrónico. 

El soporte informático a través del cual se produce el envío y la recepción de los ficheros de cotización de los trabajadores y se produce la impresión de dichos documentos es SILTRA.

Esta herramienta forma parte de las aplicaciones del Sistema Red de la Seguridad Social, y entre sus grandes ventajas se encuentra que elimina casi en su totalidad la documentación en papel, agiliza considerablemente los trámites y además con sus comprobaciones automáticas, evita errores materiales y nos advierte de posibles incidencias tales como presentaciones fuera de plazo.

Calendario de liquidaciones a la Tesorería General de la Seguridad Social

Para finalizar hacemos un breve resumen de las fechas más importantes que debemos tener en cuenta todos los meses para la presentación y pago de las liquidaciones sociales.

Día 1: Se inicia el plazo para pedir la liquidación de los seguros sociales.

Día 22 (en febrero y diciembre es el 20): Se acaba el plazo para que se pueda abonar las cotizaciones a través del cargo en cuenta.

Día 24: Es el último día para la confirmación de oficio o para el cierre de oficio de borradores de la liquidación generados entre los días 1 y 23.

Día 28 (en febrero 26): Finaliza el plazo para la confirmación de oficio y el cierre de oficio del resto de borradores. A partir del día 28 todas las liquidaciones totales o parciales se confirman y se cierran automáticamente y no se generan borradores nuevos ante nuevos envíos.

Por el contrario se realizarán cierres automáticos siempre que se pueda calcular la liquidación total o parcialmente con la finalidad de asegurar poder emitir la relación de liquidación de cotizaciones (RLC) antes de que finalice el plazo.

Penúltimo día del mes: Finaliza el periodo para solicitar o enviar la liquidación de los seguros sociales por pago electrónico hasta las 23:59 h.

Último día del mes: Se cierra el plazo para el pago de los Seguros Sociales a través del pago electrónico mediante el RLC emitido por la TGSS.