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Cómo hacer un seguimiento de las facturas y los pagos en una pequeña empresa

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Manténgase al tanto de su contabilidad

La forma más fácil e importante de rastrear las facturas y los pagos es hacer un seguimiento de los saldos de todas las cuentas de la empresa. Una forma de hacerlo es contratar a un contador experimentado y calificado que mantendrá registros precisos y eficientes de sus asuntos financieros para que todo esté listo el día de los impuestos.

También puede equiparse con un software de contabilidad. Al elegir su software de contabilidad, es importante considerar lo siguiente:

  • El software de contabilidad debería estar basado en la nube. Esto le permitirá acceder al programa desde cualquier lugar y en cualquier momento. 
  • El software también debe ser lo suficientemente seguro y proporcionar una capa de cifrado y un cortafuegos fiables.

Rastrear los ingresos y los gastos 

El seguimiento preciso de los ingresos de su pequeña empresa, ya sea mensual, semanal o incluso diario, le permite tener una visión completa del dinero que entra y sale. Puede ayudarle a hacer un pronóstico de los ingresos para los meses o años venideros, examinar las tendencias y determinar cómo y por qué pueden fluctuar sus ingresos. También podrás comparar el rendimiento de tu negocio con tus objetivos para ver dónde puedes mejorar potencialmente tu rentabilidad. Al hacer un seguimiento de los gastos de su pequeña empresa, descubrirá que los costos pueden sumarse rápidamente, por lo que al llevar un registro detallado de los mismos podrá medir mejor adónde va su dinero, anticipar los costos frecuentes y planificar los gastos futuros.

Opciones de pago

Tendrá que determinar qué método de pago funciona mejor para su negocio y su estructura. Por ejemplo, si es una empresa de servicios, puede optar por facturar a sus clientes regularmente, por ejemplo cada mes.

Sin embargo, si es una empresa que vende productos, debería poder aceptar la mayoría de los tipos de pago, tanto en su punto de venta como en su sitio web.
Hay que tener en cuenta tanto los costes que esto conlleva como la practicidad para sus clientes y, por último, lo que le permite vigilar sus facturas y pagos.

Digitalizar documentos financieros importantes

Por último, una de las mejores maneras de llevar un registro de sus facturas y pagos es archivar todas las facturas, licencias, detalles de los empleados, registros bancarios y de contabilidad general y escanearlos. Tener un acceso rápido y fácil a todos los archivos que necesita, ya sea para su propio seguimiento o para las autoridades fiscales, le facilitará la vida. Encontrar y abrir un documento escaneado sólo le llevará unos segundos.

Como hoy en día la mayoría de los bancos, pero también los contadores, ofrecen a sus clientes la posibilidad de "dejar de usar papel", escanear sus registros bancarios y rastrear los pagos se hace más fácil que nunca.

 

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