Welink Accountants Welink Accountants
videoconferencia

11 consejos para tener una buena videoconferencia

Welink Accountants

Welink Accountants

¿Qué hace que una videoconferencia sea excelente? 

Elija el software adecuado

En la actualidad existen varios programas de conferencias virtuales: Teams, Meet, Zoom, Skype, por citar algunos de los más importantes. Cada uno de ellos propone diferentes funcionalidades y no es raro que una persona utilice varios softwares, ya que todos se adaptan a diferentes propósitos. 

Asegúrate de que tu conexión a Internet es estable

Una conexión a Internet estable es imprescindible para realizar una buena videoconferencia. Es crucial que tu internet sea rápido para asegurar el buen funcionamiento de la llamada. Una conexión a Internet inestable puede hacerte parecer poco profesional y también deformar el mensaje que intentas transmitir.

Ten en cuenta los husos horarios

Si las zonas horarias son un problema para tu videoconferencia, asegúrate de elegir una hora para la reunión que funcione para todos los participantes. Discute de antemano los horarios y los tiempos, y acuerda un momento que sea conveniente para todos los participantes. 

Prepara el tema antes de la reunión

Las reuniones se desarrollan mejor cuando hay un conjunto claro de puntos a tratar o un esquema de discusión, aunque no sea una reunión formal. Asegúrate de que conoces tu tema y de cuándo debes dar tiempo a los demás para que hablen, especialmente si eres el líder de la discusión o el que hace la presentación.

Controla el tiempo

Es importante controlar el tiempo. Las reuniones pueden durar poco o mucho tiempo. Por lo tanto, es esencial que te asegures de asignar el tiempo adecuado a cada tema de la discusión para que se pueda decir todo. 

Sé consciente de quién habla y cuándo

Haz turnos de palabra durante el debate activo y procura no hablar por encima de los demás. Si son muchas las personas que participan en la reunión de grupo, tienes la posibilidad de establecer un sistema de mesa redonda en el que todos sepan de antemano cuándo pueden intervenir.

Vístete adecuadamente

Aunque te reúnas por vídeo, es importante que te vistas para una videoconferencia, ya que así te aseguras de dar una imagen profesional. Es importante no subestimar el efecto que su apariencia puede tener en su comportamiento y tono.

Utilizar ayudas visuales

Utilizar diferentes tipos de medios para comunicar tus puntos ayuda enormemente a que la videoconferencia sea más atractiva y la sesión más eficaz. Trabaja para captar y mantener la atención de los participantes durante toda la reunión, especialmente si ocupas la mayor parte del tiempo de la reunión con una presentación. Puedes utilizar gráficos, fotos, vídeos, diapositivas y todo lo que pueda aplicarse a tu presentación en particular.

Establece un límite de tiempo

Es importante que establezcas un límite de tiempo para ti y para tus compañeros de trabajo, para que no te pases de la raya. Es fácil dejarse llevar por los detalles. Asegúrate de centrarte en lo importante y de cubrir todos los puntos principales sin ocupar más tiempo del necesario.

Presta atención a tu tono de voz y a tu lenguaje corporal

Haz que tu presentación sea lo más atractiva e interesante posible. Es aún más importante tener esto en cuenta cuando la reunión tiene lugar en línea. No seas monótono, utiliza las manos, establece contacto visual y asegúrate de sonreír para que la presentación no resulte demasiado mecánica.

Delegue las responsabilidades de la reunión

Decide con tu equipo con antelación quién se encargará de los aspectos técnicos, quién animará o mediará el debate, quién proyectará su pantalla si procede, etc. Esto ayudará a que la reunión se desarrolle con la mayor fluidez posible, sin perder tiempo en problemas inesperados que son fácilmente evitables con un poco de planificación y organización.

¿Eres una Asesoría o Gestoría?

Únete a Welink Accountants, la primera comunidad que conecta asesorías y gestorías con sus clientes