¿Qué es la auditoría financiera? Una mirada más cercana a la contabilidad de las empresas
¿Qué es la auditoría financiera?
La auditoría financiera se refiere simplemente al proceso de aplicación de los procesos contables en un marco empresarial. Ya sea grande o pequeña, pública o privada, una empresa debe declarar regularmente sus transacciones y estados financieros. El propósito de esto es doble:
- La empresa comunica al gobierno que el negocio es legítimo, funcional y que no está perdiendo dinero.
- La empresa se asegura de que sus finanzas están en condiciones favorables y garantiza que no hay riesgo de tener problemas financieros en el futuro.
La declaración resultante de una auditoría financiera puede ser útil para cualquiera que tenga algún interés en la empresa: los accionistas, el banco, etc. Dirigida principalmente a los inversores de una empresa que cotiza en bolsa, la auditoría financiera sirve para comunicar la integridad y exactitud de los estados financieros y las transacciones de la empresa.
Lo ideal es que la auditoría financiera se realice anualmente. Puede ser complicada, por lo que hemos establecido un método claro, paso a paso, que le permitirá realizar su próxima auditoría con éxito;
Los pasos de una auditoría financiera
Una auditoría exitosa se lleva a cabo en tres etapas generales: preparación, ejecución y revisión.
La etapa de preparación
La preparación de la auditoría financiera es crucial. La empresa suele recurrir a los servicios de un auditor para la preparación de la auditoría, antes de la fase de ejecución propiamente dicha. Esto se debe a que, como propietario de la empresa o como parte del equipo, puede preferir centrarse en otras partes de su trabajo y dejar la auditoría en manos del experto.
- Crear buenos hábitos de comunicación entre la empresa y el auditor
Los pasos básicos de preparación incluyen programar una fecha, asegurarse de que todos han confirmado su asistencia y enviar recordatorios a las partes interesadas a lo largo del año para evitar el estrés de la auditoría de fin de año.
Un auditor cualificado se asegurará de que se cumplen todas las condiciones para una auditoría exitosa y sin problemas, y se coordinará con la empresa en la medida de lo posible para facilitar el proceso. Esto puede implicar la comunicación de factores como posibles cambios en las normas y políticas. Además, siempre es una buena idea dar a su auditor una segunda opción de contacto cuando el contacto principal de la empresa no esté disponible o no pueda ser localizado por el auditor por cualquier motivo.
- Detecte sus patrones
Aprender de los estados e informes anteriores es el primer paso a tener en cuenta cuando se prepara una auditoría financiera de fin de año. Lo importante es ser capaz de detectar sus errores y encontrar la manera de evitarlos.
En colaboración con su contable o auditor, podrá averiguar qué fue exactamente lo que falló el año pasado y determinar las áreas en las que podría mejorar. También tendrá acceso a las recomendaciones de control interno que le proporcionen su equipo y las partes interesadas de la empresa, lo que puede ser muy valioso para afrontar la próxima auditoría.
Detectar sus patrones también significa fomentar una línea de comunicación cada vez más abierta y eficaz entre la empresa y el auditor. A medida que trabaje con su equipo de auditores año tras año, aprenderá a comunicarse de forma más eficaz y, en consecuencia, a mejorar las distintas áreas del proceso de información financiera.
- Investiga sobre las normas contables actuales
La normativa y los requisitos legislativos cambian a menudo, por lo que es importante mantenerse informado sobre las actualizaciones de las normas y prácticas contables. Piense, por ejemplo, en la posibilidad de que se publique una nueva ley fiscal. Este tipo de cambio significativo en la normativa requiere un tiempo considerable para adaptarse y realizar cambios como la introducción de una estrategia de gestión de datos diferente.
Por eso, como responsable de su empresa, debe tener siempre a la vista estos posibles cambios en las normas contables. Esto permitirá tanto a su equipo como a su auditor poner en práctica los cambios adecuados y evitará tener que buscar una solución a final de año.
La etapa de implementación
Guarde y organice sus registros
Cuando planee generar una declaración de auditoría financiera, lo ideal es que haya almacenado previamente los datos que va a utilizar. Almacenar los datos de forma segura es un paso crucial que precede al proceso de auditoría y es también una buena práctica en general.
También debería considerar la posibilidad de organizar su información financiera de forma que facilite el proceso de auditoría tanto para su equipo como para el auditor. Una forma de hacerlo es crear subcategorías basadas en los ciclos de las transacciones: compras, ventas, nóminas y financiación. Otra forma eficaz es organizar sus datos en grupos como ingresos y cuentas por cobrar, deudas, cuentas por pagar y gastos, inversiones, etc.
- Analice sus registros fiscales
Como norma general, los registros fiscales de tu empresa no deben eliminarse nunca, a menos que tengas registros con más de 7 años de antigüedad.
En cualquier caso, es increíblemente importante revisar sus antiguas declaraciones de impuestos y evaluar la cantidad de impuestos que su empresa ha pagado, así como sus obligaciones a lo largo de los años. De este modo, podrá conciliar o compensar cualquier posible discrepancia en sus registros y evitar que se produzcan problemas legales en el futuro.
- Determine su calendario de auditoría y asigne responsabilidadess
Lo más probable es que su auditor le solicite un conjunto específico de información financiera antes de la auditoría. Es aconsejable empezar a asignar las tareas requeridas a las personas pertinentes de su equipo y a fijar los plazos en cuanto obtenga esta información de su auditor.
Asegúrese de dar a su equipo y a usted mismo el tiempo suficiente para llevar a cabo sus respectivas tareas correctamente y evitar cualquier estrés de fin de año. También puedes guiar a tu equipo para que fije la fecha de vencimiento más temprana para las responsabilidades más complejas o importantes: de esta forma, te aseguras de que están fuera del camino cuando se acerca el final del año.
Como parte de este último paso preliminar, no se olvide de revisar toda la información que ha recopilado de su equipo antes de la fecha de la auditoría final. Incluso puede colaborar de manera informal con su auditor para una última comprobación, para asegurarse de que todos los datos necesarios están disponibles y organizados.
- El periodo de auditoría: Esté disponible
Durante el periodo de auditoría financiera, asegúrese de que usted y su equipo financiero/contable están disponibles. Esto se debe a que su auditor podría necesitar algunos documentos o registros de última hora, ya que aún pueden producirse cambios inesperados para los que hay que estar preparado.
Considere también la posibilidad de consultar al auditor de vez en cuando durante este periodo crucial, para asegurarse de que tiene todo lo que necesita en términos de información, documentos, declaraciones, etc.
La etapa de revisión
Siempre es bueno revisar el trabajo como último paso. Mientras el auditor o el equipo de auditoría emite los informes, es aconsejable mantener una línea de comunicación abierta con ellos y asegurarse de que no queda ningún punto sin tratar.
Por último, considere la posibilidad de celebrar una reunión posterior a la auditoría con sus equipos internos y de auditoría para informar, discutir los resultados y comenzar a generar comentarios para el año siguiente.
Conclusión
La principal conclusión de este resumen es la siguiente: una auditoría financiera es un proceso continuo, ya que hay que tener en cuenta las tres fases de preparación, ejecución y revisión. Esto significa que entre la preparación de la auditoría, su realización correcta y a tiempo, y su revisión, ya se está preparando la auditoría del año siguiente.
Por eso es importante que, si puede elegir a los auditores, lo haga correctamente. Dependiendo de la naturaleza de su empresa, del tiempo que lleve funcionando y de su tamaño, tenga en cuenta que su auditor y su equipo de contabilidad en general pueden y deben adaptarse a los requisitos específicos de su empresa. Tanto si opta por contratar a un auditor interno como externo, haga su elección en función de su nivel de experiencia, su historial profesional y académico y, por supuesto, su ubicación. En Welink Accountants, puede realizar su búsqueda fácilmente y sin problemas filtrando según estos factores, para que pueda ponerse rápidamente en contacto con el auditor de su elección.
